Zasady delegowania oraz rozliczania kosztów związanych z podróżami służbowymi pracowników UEK
Każdy służbowy wyjazd za granicę wymaga akceptacji właściwego przedstawiciela władz Uczelni (Rektor, Prorektorzy wg kompetencji). Wyjeżdżający składa w Dziale Współpracy Międzynarodowej (Księżówka, pok. K8) wypełniony oraz podpisany przez wnioskodawcę
i bezpośredniego przełożonego druk:
▪ „Wniosku o wyjazd służbowy poza granicę kraju - DELEGACJA" (przeznaczony jest dla osób udających się za granicę w ramach podróży służbowych)
lub
▪ „Wniosku o wyjazd służbowy poza granicę kraju - SKIEROWANIE" (przeznaczony jest dla osób wyjeżdżających za granicę w celu prowadzenia badań naukowych, szkoleniowym, podejmowania i prowadzenia działalności dydaktycznej)
Wniosek w sprawie wyjazdu za granicę powinien zawierać:
- informację o celu i terminie planowanego wyjazdu pracownika,
- nazwę partnera zagranicznego zapraszającego pracownika,
- zaproszenie/informację o organizowanym spotkaniu/konferencji,
- tematykę badawczą realizowaną we współpracy z partnerem zagranicznym lub nazwę projektu/ programu współpracy międzynarodowej,
- w przypadku imprezy naukowej należy podać jej nazwę, wraz z tytułem referatu, komunikatu itp. wygłaszanego przez pracownika,
- informacje dotyczące kosztów związanych z wyjazdem: opłaty konferencyjnej i sposobu płacenia, kosztów zakwaterowania, opłaty wizowej itp.,
- informacje dotyczące środka transportu. W przypadku podróży samochodem należy podać godziny przekroczenia granic,
- Kalkulacji kosztów związanych z wyjazdem dokonuje na prośbę pracownika Dział Współpracy Międzynarodowej.
Wniosek w sprawie wyjazdu musi być złożony z co najmniej 14-to dniowym wyprzedzeniem. W przypadku późniejszego złożenia wniosku DWM nie gwarantuje zakupu biletów i wypłaty świadczeń finansowych przed wyjazdem pracownika. Gdy istnieje konieczność uiszczania opłat związanych z wyjazdem zagranicznym (np. opłaty konferencyjne, opłata za zakwaterowanie) znacznie przed terminem wyjazdu, zaleca się odpowiednio wczesne rozpoczęcie procedury ubiegania się o zgodę na wyjazd
i finansowanie wszystkich kosztów związanych z wyjazdem.
Jeżeli płatności związane z wyjazdem dokonywane mają być przelewem bankowym lub czekiem, wyjeżdżający dostarcza do Działu Współpracy Międzynarodowej dokumenty umożliwiające dopełnienie formalności tzn:
- kwotę, nazwa waluty
- bank beneficjenta (nazwa i adres, kraj)
- Swift/BIC Code
- Konto beneficjenta
- Beneficjent
Sprawy paszportowo-wizowe pracownicy Uczelni załatwiają osobiście we właściwych biurach i urzędach. W przypadku zwrotu kosztów wizy i/lub opłaty wizowej przez Uczelnię pracownik zobowiązany jest przedstawić stosowne rachunki.
Realizacja wyjazdu
▪ Realizacja wyjazdu rozpoczyna się w chwili wyrażenia zgody i zatwierdzenia warunków wyjazdu przez Rektora/ Prorektora/ Kanclerza. Przed zatwierdzeniem wyjazdu żadne formalności związane z wyjazdem nie będą podejmowane.
▪ Pracownik odbywający podróż służbową otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży i pobytu poza granicami kraju, zgodnie z obowiązującymi przepisami.
▪ Realizacją zakupu biletów zajmuje się Dział Współpracy Międzynarodowej UEK.
Wyjeżdżający lub osoba przez niego upoważniona odbiera w:
▪ DWM (Księżówka, pokój K8)
-zamówione bilety,
- polisę ubezpieczeniową na czas pobytu za granicą.
▪ Kasie UEK
- zaliczkę dewizową
Rozliczenie wyjazdu
Całkowite rozliczenie w Kasie Uczelni winno nastąpić w ciągu 14 dni od daty zakończenia podróży zagranicznej, co oznacza konieczność wcześniejszego dostarczenia właściwych dokumentów do Działu Współpracy Międzynarodowej w celu terminowego rozliczenia delegacji przez pracowników Działu. Zwrotu niewykorzystanej zaliczki należy dokonać w kasie Uczelni.
Niedotrzymanie terminu rozliczenia będzie skutkowało obciążeniem wyjeżdżającego kwotą pobranej zaliczki.
Rozliczenie wyjazdu jest warunkiem otrzymania zgody na następny wyjazd służbowy za granicę.
Do rozliczenia należy obowiązkowo załączyć dokumenty potwierdzające wydatki (nie dotyczy diet oraz wydatków objętych ryczałtem), a przede wszystkim:
▪ oryginał rachunku za hotel, bez względu na formę jego płatności (przelew, czek, gotówka). Rachunek będzie realizowany do wysokości limitu (określonego w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 14 września 2005 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu
w państwowej lub samorządowej jednostce budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. Nr 186, poz. 1554, 1555).
W uzasadnionych przypadkach osoba delegująca (Rektor/Prorektor wg kompetencji) może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu w wysokości przekraczającej limit w odpowiedzi na pismo delegowanego pracownika (zawierające uzasadnienie przekroczenia kosztów).
W razie nie przedłożenia rachunku za nocleg pracownikowi przysługuje ryczałt
w wysokości 25% limitu.
W przypadku braku wymaganych dokumentów wyjeżdżający nie otrzyma zwrotu kosztów wyjazdu za granicę i będzie zobligowany do zwrotu pobranej zaliczki.
W przypadku, gdy wyjazd nie dojdzie do skutku wyjeżdżający zobowiązany jest do pisemnego powiadomienia o tym fakcie Działu Współpracy Międzynarodowej UEK wraz z podaniem przyczyny odwołania wyjazdu. W przypadku, gdy z odwołaniem wyjazdu wiążą się konsekwencje finansowe (np. opłaty karne za rezerwacje hotelu lub niemożność zwrotu zapłaconych opłat konferencyjnych, depozytów hotelowych lub innych) wyjeżdżający zobowiązany jest do wskazania źródła finansowania tych opłat.
